Już na etapie projektowania zaplecza warto określić, jak będzie wyglądał typowy dzień pracy. Liczba przygotowywanych potraw, kolejność wykonywania czynności a także sposób przyjmowania dostaw wpływają na to, jak powinno zostać rozmieszczone wyposażenie gastronomii. W praktyce różnice między spokojnym przygotowaniem kilku dań a obsługą większej liczby zamówień są bardzo wyraźne.

Stanowisko, które przy niewielkim obciążeniu wydaje się wystarczające, w trakcie intensywnej pracy może bardzo szybko stać się miejscem, w którym zaczynają gromadzić się naczynia, pojemniki i składniki. Dlatego przy kształtowaniu przestrzeni trzeba uwzględnić nie tylko i wyłącznie podstawowe czynności, ale też momenty największego obciążenia. Znaczenie ma także kierunek przemieszczania się pracowników. O ile kilka osób regularnie korzysta z tego samego przejścia, ustawienie dodatkowego stołu albo regału może zmodyfikować organizację całego stanowiska.

Na codzienne używanie wpływa także sposób przechowywania towarów i akcesoriów. Wyposażenie gastronomiczne powinno zbudować logiczny układ, w którym rzeczy używane na prawdę często znajdują się w miejscu łatwo dostępnym, natomiast przedmioty wykorzystywane sporadycznie nie zajmują najcenniejszej przestrzeni roboczej (sprawdź tutaj: kotły warzelne). Nie chodzi ponadto tylko o pojemność szaf czy regałów. Istotne jest, czy można swobodnie wyjąć potrzebny pojemnik, odsunąć szufladę albo otworzyć drzwi bez blokowania przejścia. W niedużych kuchniach ograniczeniem staje się właściwie każdy dodatkowy detal, dlatego trzeba brać pod uwagę jego rzeczywiste przeznaczenie. W większych pomieszczeniach problem może wyglądać odwrotnie. Nadmierne rozstawienie stanowisk zwiększa odległości pokonywane podczas pracy i może utrudniać szybkie przekazywanie towarów między kolejnymi etapami przygotowania.

Osobnego podejścia wymagają urządzenia gastronomiczne wykorzystywane do obróbki termicznej, chłodzenia, rozdrabniania czy przechowywania. Przy ich wyborze liczą się parametry, ale równie istotne są warunki, w których będą pracować. Urządzenie może posiadać odpowiednią pojemność, a mimo to nie pasować do sposobu organizacji kuchni, jeśli jego obsługa wymaga dodatkowego miejsca lub częstego przenoszenia pojemników. Powinno się także sprawdzić, gdzie znajdują się przyłącza oraz czy pozostawiono przestrzeń potrzebną do czyszczenia. W codziennej pracy właśnie te kwestie często okazują się bardziej kłopotliwe niż sama obsługa urządzenia. Przy planowaniu warto uwzględnić również hałas, ciepło i parę powstające w trakcie pracy niektórych elementów (zobacz także: patelnia gastronomiczna). Ich obecność może posiadać znaczenie dla rozmieszczenia innych stanowisk i sposobu wentylowania pomieszczenia.

Znaczenie ma także okres, w którym zaplecze nie jest intensywnie wykorzystywane. Sprzęt gastronomiczny wymaga czyszczenia, opróżniania i okresowej sprawdzeniu, a dostęp do jego powierzchni a także elementów technicznych powinien być możliwy bez ciągłego demontowania sąsiednich części wyposażenia. Przy urządzeniach stojących wprost przy ścianie lub w zabudowie należy uwzględnić sposób wykonywania prac serwisowych i porządkowych. Warto także przewidzieć miejsce na elementy ruchome, takie jak pojemniki, tace czy dodatkowe akcesoria, ponieważ odkładanie ich na przypadkowych powierzchniach bardzo szybko zmienia organizację stanowiska. Z nierzadko mogą pojawić się także nowe potrzeby wynikające ze zmiany menu, liczby pracowników lub sposobu wydawania potraw. Wówczas wcześniejsze ustawienie poszczególnych elementów może wymagać korekty, wręcz jeżeli już na sam początek odpowiadało przyjętemu sposobowi pracy.

Zobacz również: urządzenia gastronomiczne.