Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych programów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich warunkach integracja KSeF dotyczy nie tylko przesyłania dokumentów, lecz także ustalenia, jak dane mają przepływać pośród poszczególnymi etapami.

Z praktycznego punktu widzenia ważne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już w trakcie komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto z dużą dokładnością określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, a także sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.

Istotną rolę odgrywa także przygotowanie danych stosowanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. Jeśli informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może jedynie przekazać dane, które zostały uprzednio przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem zamiany informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z takowych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których przedtem nie było widać, szczególnie gdy jeden dział wykorzystuje inne oznaczenia niż drugi. W pewnych sytuacjach niezbędna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a zdarza się, że wystarczy postanowienie, które źródło informacji ma posiadać pierwszeństwo.

Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje też kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF albo wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie za każdym razem wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze wiedzieć, co poprawnie powinno wydarzyć się dalej. W świetnie opisanym procesie określa się więc nie tylko sposób przesyłania faktur, ale także reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z stosowanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, jednakże przy błędnych danych może wyłącznie powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być związane z informacją, która pozwala rozróżnić błąd wymagający poprawy od problemu, który może ustąpić bez zmiany danych.

Ważnym elementem pozostaje też sposobność odtworzenia historii dokumentu. W sytuacji pytań dotyczących konkretnej faktury należy móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje na prawdę bardzo często znajdują się w wiadomościach, notatkach albo pamięci pracowników, natomiast przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może zatem zmienić nie tylko sposób przesyłania dokumentów, niemniej jednak też sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają dodatkowo uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji oraz sposobność zaprojektowania czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać użyty. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wówczas poszukiwać rozwiązania dla nietuzinkowego przypadku.

Warto zobaczyć: integracja z KSeF.