W codziennej pracy z dokumentami spore znaczenie ma nie tylko sposób ich tworzenia, niemniej jednak również późniejsze przechowywanie, szukanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że potrzebny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę lub trafi do kilku folderów równocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie prostych obowiązków.

Program do zarządzania dokumentami daje możliwość uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich kategorii oraz stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Istotne jest a przy tym dostosowanie struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Zupełnie inaczej organizuje się dokumenty związane z obsługą klientów, a zupełnie inaczej umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt kompleksowy podział może utrudniać odnalezienie informacji, natomiast zbyt ogólny sprawia, że użytkownik musi przeglądać sporo niepowiązanych plików.

W praktyce kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny zbudować spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany albo tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu lub przechowywania przez określony czas. Istotne jest uwarunkowanie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad nawet bardzo dobrze uporządkowane repozytorium z czasami staje się trudne w obsłudze. Problemem bywają też różnorodne wersje tego samego dokumentu. Jeśli kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do wykorzystania nieaktualnych danych lub pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania modyfikacji a także zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie zwłaszcza tam, gdzie tekst plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne albo realizację zobowiązań.

Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko i wyłącznie samego skanowania, lecz także jakości plików i możliwości ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony lub nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, w szczególności w sytuacji dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ daje możliwość wyszukiwanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może również wykorzystywać metadane, tj. data utworzenia, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich prawidłowość ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. Jeżeli opisy są niepełne albo niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna podczas filtrowania. Powinno się także pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania sposobów odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.

Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów trzeba uwzględnić wymagania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji a także okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Oczywiście nie każdy dokument można usunąć po zakończeniu obowiązującej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie oznacza samoczynnie, że spełniono wszystkie obowiązki powiązane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych oraz sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W przypadku dokumentacji zawierającej dane osobowe istotne jest ograniczenie dostępu do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich obowiązków. Znaczenie ma także przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików lub odejścia pracownika odpowiedzialnego za dany obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań powinno uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane również po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.

Więcej informacji na stronie: program do zarządzania dokumentami.