Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych podczas prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie zawsze jest widoczne w chwili utworzenia pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się wymaganie sprawdzenia detali umowy, odszukania załącznika lub ustalenia, na jakiej bazie podjęto określoną decyzję.

Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko aktualne potrzeby, ale także sposobność odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy ustalaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które realnie należą do jednej sprawy. Na przykład, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, niemniej jednak każda z nich posiadać inny termin obowiązywania, zakres i historię modyfikacji. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie zawsze wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Ważne jest też regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie nawet wtedy, gdy sam plik został zachowany.

Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji pomiędzy osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w właściwym miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. Jeżeli wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, łatwe zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak kontroli przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do wykorzystania niekompletnych lub nieaktualnych danych. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują również ustalenie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje lub wycofany z dalszego obiegu. Każda z tych sytuacji powinna być stosownie oznaczona, by użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest także zachowanie informacji o powodach wprowadzenia przeróbek. Sama data przeróbek nie tłumaczy, dlaczego zmieniono tekst i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami lub rozliczeniami taki kontekst może posiadać znaczenie w trakcie późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.

Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku powinno się rozpatrzyć nie tylko i wyłącznie miejsce zapisu, lecz również sposobność odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, kategorii, numerów spraw oraz innych opisów, ale nie zastępuje kontroli jakości zakumulowanych materiałów. Podczas przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego tekstem lub kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię należy samoczynnie usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację albo potwierdzenie odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru należy określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu oraz zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić szukanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W sytuacji materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia lub zniekształcenia danych.

Na organizację archiwum wpływają też zmiany przepisów, struktury organizacyjnej a także wykorzystywanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różnorodne okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących zaleceń. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania a także warunki usuwania materiałów. Nie powinno się przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem lub zamknięcie projektu automatycznie znaczy możliwość zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może nadal podlegać obowiązkowi zachowania lub być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Równocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi obowiązków użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Istotne jest też postępowanie w sytuacji zmiany stanowiska lub odejścia osoby, która przedtem odpowiadała za dane materiały. Odrębnej testom wymagają kopie zapasowe i sposobność odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu trzeba przy tym sprawdzać, czy używane formaty nadal można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani bardzo istotnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie wyłącznie jednorazowy stopień jej uporządkowania.

Zobacz więcej: rejestracja czasu pracy pracownika.