W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z nierzadko pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu konkretnej sprawy, zwłaszcza gdy uczestniczyło w niej kilka osób.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami lub procesami. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak konsumenci będą odnajdywać informacje. Szukanie jedynie według nazwy pliku na prawdę bardzo często okazuje się niewystarczające, w szczególności gdy wiele dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, tj. numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Trzeba natomiast ustalić, które informacje są naprawdę potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się także sposób postępowania z dokumentami, których nie da się niedwuznacznie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki na prawdę często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi okres czasu.

Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów stosowanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Administrowanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Powinno się uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami a także bieżące terminy przechowywania. Na przykład, zakończenie projektu nie za każdym razem znaczy, że wszystkie związane z nim materiały można w tym samym momencie zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone uwagi lub trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także sposobność późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej lub wcześniejszej wersji może być potrzebna dosłownie wtedy, gdy sprawa została formalnie zamknięta. O ile archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, ale ich znaczenie i kontekst mogą być trudne do ustalenia.

Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę bardzo często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany oraz materiały otrzymane w formatach używanych uprzednio w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany też pod kątem obsługiwanych typów plików oraz sposobności zachowania ich podstawowych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie za każdym razem wystarcza. Powinno się sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego tekst można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W sytuacji skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. Jeżeli już archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki lub pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich okolicznościach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy także ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów trzeba ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze błędy mogą pozostać niezauważone podczas masowego przetwarzania. Ważne jest także zachowanie powiązań między dokumentem głównym a jego załącznikami, aby po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.

Na organizację dokumentacji wpływa ponadto sposób współpracy między działami oraz zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na sam początek obsługuje jeden zespół, może w przyszłości wymagać przekazania innemu pracownikowi albo działowi. W takim wypadku istotne staje się nie tylko i wyłącznie udostępnienie pliku, lecz również przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Powinno się określić, kto może edytować tekst dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto też uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo podczas nieobecności pracownika albo konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być zgodne z wymogami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można prócz tego pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu oraz okresowe sprawdzanie sposobów odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Należy również uwzględnić zmianę formatów i narzędzi wykorzystywanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez sporo lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, niemniej jednak taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści lub ważnych właściwości pliku.

Zobacz również: rejestracja czasu pracy pracownika.