Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi wyłącznie o przestrzeganie zasadniczych reguł higieny, ale też o zarządzanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnych etapach pracy.

System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad sprawdzeniu a także sposobności reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają w głównej mierze warunki transportu surowców, sposób rozmrażania produktów, obróbka termiczna oraz czas przechowywania gotowych potraw. Właściwie każdy z takowych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ błędy mogą wynikać z różnorakich przyczyn i wymagać odmiennych działań.

Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją trzeba z uwagą analizować przepływ żywności w zakładzie. W praktyce znaczy to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP powinno uwzględniać również codzienne ograniczenia organizacyjne (sprawdź też: wdrażanie haccp). Przykładowo niewielka kuchnia może mieć ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i sposobność oddzielenia poszczególnych rodzajów towarów. W takim przypadku należy określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, a także częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma też temperatura podczas transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. O ile pojawiają się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.

W codziennym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje także podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być wykonywane przez cały personel, inne wymagają przypisania konkretnej osobie. Dotyczy to przykładowo sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania towarów. Istotne jest uwarunkowanie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce problemem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem lub brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są naprawdę wykonywane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady powinno się również aktualizować po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw albo organizacji stanowisk.

Podczas opracowywania systemu na prawdę często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich użycie wymaga jednakże sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają wykorzystania w danym zakładzie, albo pomijać czynności istotne dla określonego rodzaju produkcji. Nie powinno się zatem traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez przeróbek. Szczególnej uwagi wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do rzeczywiście używanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Analogicznie instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki oraz sposób ich wykorzystania zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich tekst musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W przeciwnym przypadku powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.

Zobacz również: gastronomia.