W trakcie przepisywania rozmowy z pliku audio szybko okazuje się, że najwięcej trudności nie wynika z samego pisania, lecz z konieczności właściwego odczytania tego, co rzeczywiście zostało powiedziane. Nagranie może zawierać dłuższe przerwy, zmiany tematu, poprawianie własnych wypowiedzi albo fragmenty wypowiadane bardzo cicho. Transkrypcja nagrań wymaga więc jednoczesnego słuchania i zapisywania informacji w sposób uporządkowany.

Przy prostych rozmowach wystarcza zwykle rozpoznanie kolejnych wypowiedzi, jednak przy bardziej złożonym materiale dochodzi identyfikacja osób, administrowanie kolejności a także zaznaczanie miejsc, których nie można niedwuznacznie odczytać. Ważne jest także rozróżnienie pomiędzy zapisem dosłownym a tekstem po redakcji. W pierwszym przypadku pozostawia się naturalne cechy mowy, tj. powtórzenia czy niedokończone zdania. W drugim można ograniczyć elementy utrudniające lekturę, jednak każda ingerencja w treść powinna mieć dany cel i nie może prowadzić do zmiany znaczenia wypowiedzi.

Duże znaczenie ma jakość samego nagrania. Plik zarejestrowany w cichym pomieszczeniu daje zupełnie inne sposobności niż materiał pochodzący z miejsca, w którym słychać ruch uliczny, pracujące urządzenia albo kilka rozmów prowadzonych równocześnie. Problematyczne bywają także nagrania z telefonu, gdy urządzenie znajduje się daleko od osoby mówiącej. W takich ustaleniach pojedyncze słowa mogą być skomplikowane do rozpoznania, a próba odtworzenia ich tylko na bazie kontekstu prowadzi do ryzyka błędu. W praktyce dużo lepiej pozostawić oznaczenie niezrozumiałego fragmentu niż wpisać słowo, które jedynie może się wydawać prawdopodobne. Przy dłuższych materiałach przydaje się również oznaczanie czasu nagrania. Pozwala ono szybko wrócić do dokładnie sprecyzowanej wypowiedzi i porównać zapis z oryginalnym plikiem. Ma to znaczenie zwłaszcza wówczas, gdy dokument będzie analizowany przez osoby, które nie uczestniczyły w rozmowie.

W materiałach związanych z postępowaniem prawnym sposób opracowania zapisu może posiadać dodatkowe znaczenie. Transkrypcja do sądu powinna przedstawiać tekst nagrania w sposób czytelny, niemniej jednak bez swobodnego interpretowania wypowiedzi uczestników. Nie należy poprawiać sensu zdania jedynie dlatego, że rozmówca użył błędnej formy językowej albo przerwał wypowiedź w połowie (więcej informacji na stronie:transkrypcja cennik). Jeśli na nagraniu występuje kilka osób, konieczne jest konsekwentne oznaczanie ich wypowiedzi. Jeszcze trudniejsza sytuacja pojawia się przy mówieniu jednoczesnym, ponieważ wówczas nie za każdym razem da się ustalić pełną treść obu wypowiedzi. W takim przypadku warto podkreślić nakładanie się głosów, zamiast zbudować z pozoru kompletny zapis. Znaczenie mogą mieć także dłuższe pauzy, śmiech, podniesiony głos czy odgłosy wskazujące na reakcję uczestników, jeżeli już są wyraźnie słyszalne i ważne dla przebiegu rozmowy.

W współzależności od celu dokumentu wykorzystuje się różnorakie sposoby przedstawiania materiału. Stenogram może być przygotowany w formie bardzo zbliżonej do rzeczywistego przebiegu rozmowy, z zachowaniem kolejności wypowiedzi i charakterystycznych elementów mowy. Przy innych zastosowaniach tekst może zostać uporządkowany tak, aby łatwiej było odnaleźć dokładnie określone informacje, bez zmieniania ich znaczenia. W obu przypadkach bardzo ważna pozostaje konsekwencja przy stosowaniu oznaczeń oraz dokładne sprawdzanie nazwisk, dat, liczb i nazw własnych. To właśnie takie detale są podatne na pomyłki, zwłaszcza gdy dźwięk jest niewyraźny lub rozmówca posługuje się niewiele znanym określeniem. Przy pracy z nagraniem warto także pamiętać, że treść nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Nie każdą intonację czy emocję można dobitnie opisać, dlatego zapis powinien oddzielać to, co de fakto wynika z nagrania, od interpretacji osoby przygotowującej dokument.

Sprawdź tutaj: transkrypcja nagrań.