Dokumentacja w organizacji na prawdę bardzo często powstaje w różnych miejscach i na różnych etapach realizacji obowiązków. Część plików trafia do poczty elektronicznej, inne są zapisywane na dyskach lokalnych, a dokumenty papierowe pozostają w segregatorach lub teczkach przypisanych do konkretnych spraw. Z w pewnych przypadkach taki podział utrudnia postanowienie, która wersja jest aktualna i gdzie znajduje się pełna dokumentacja.

Program do zarządzania dokumentami może służyć do uporządkowania tych zasobów oraz określenia zasad ich obiegu. Ważnym elementem jest sposób przypisywania plików do spraw, kontrahentów, projektów lub okresów rozliczeniowych. Warto w dodatku unikać budowy zbyt wielu dziedzinie, ponieważ użytkownicy mogą mieć trudności z wyborem właściwej. Na prawdę istotna jest też spójność nazewnictwa. O ile jedna osoba zapisuje datę na początku nazwy, a inna używa numer sprawy lub skrót działu, późniejsze szukanie staje się mniej przewidywalne. Zobowiązanie wspólnych reguł umożliwia ograniczyć takie rozbieżności, ale wymaga ich stosowania przez wszystkie osoby pracujące z dokumentacją.

W codziennej organizacji pracy administrowanie dokumentami i archiwizacja wiążą się też z kontrolą terminów a także odpowiedzialności za poszczególne materiały. Umowa może wymagać sprawdzenia przed upływem określonego terminu, faktura musi zostać powiązana z odpowiednim rozliczeniem, a dokument wewnętrzny może wymagać zatwierdzenia przez kilka osób. Jeżeli te czynności odbywają się bez ustalonego obiegu, łatwo przeoczyć wiadomość albo pozostawić sprawę bez dalszego działania. Elektroniczny system może rejestrować kolejne etapy pracy, wskazywać osobę odpowiedzialną i przechowywać informacje o dokonanych zmianach. Samo uruchomienie takich funkcji nie rozwiązuje jednak problemów organizacyjnych. Najpierw należy ustalić, które dokumenty wymagają akceptacji, kto może ją przeprowadzić i co powinno się zrobić w przypadku nieobecności osoby decyzyjnej. W przeciwnym przypadku cyfrowy obieg może odtwarzać te same opóźnienia, które wcześniej występowały przy dokumentach papierowych. Znaczenie ma także określenie, czy pracownicy mogą samodzielnie konwertować przypisane kategorie, usuwać pliki albo przekazywać je oprócz organizację.

Osobnym zagadnieniem jest przenoszenie istniejącej dokumentacji do archiwum elektronicznego. Proces ten obejmuje nie tylko skanowanie, niemniej jednak także ocenę jakości plików, sprawdzanie kompletności stron i przypisywanie odpowiednich opisów. W starszych zbiorach mogą występować nieczytelne kopie, brakujące załączniki lub kilka egzemplarzy tego samego dokumentu z różnymi adnotacjami. Nie za każdym razem można od razu usunąć duplikaty, ponieważ poszczególne wersje mogą mieć znaczenie dla historii sprawy. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może wspierać wyszukiwanie według dat, numerów, nazw albo innych danych opisujących zawartość pliku. W niektórych rozwiązaniach dostępne jest też rozpoznawanie tekstu ze skanów, natomiast skuteczność tej funkcji zależy między innymi od jakości obrazu, kroju pisma i układu strony. Dokumenty z pieczątkami, odręcznymi dopiskami albo słabym kontrastem mogą wymagać ręcznej weryfikacji. Przy większych zbiorach warto zatem określić, które materiały będą kontrolowane z dokładnością i jak zostaną oznaczone pliki, których nie udało się poprawnie odczytać.

Na sposób przechowywania dokumentacji wpływają również oczekiwania dotyczące ochrony informacji, dostępności danych i czasu ich przechowywania. Nie wszystkie pliki powinny być widoczne dla każdego pracownika, dlatego uprawnienia należy dopasować do zakresu obowiązków oraz rodzaju dokumentów. Inne zasady mogą dotyczyć ogólnych instrukcji, a inne dokumentacji kadrowej, danych klientów czy informacji inwestycyjnych. Trzeba także ustalić, co dzieje się z plikami po zakończeniu sprawy, zmianie stanowiska przez pracownika albo upływie okresu archiwizacji. W praktyce ważne jest rozróżnienie usunięcia dokumentu roboczego od zniszczenia materiału, który podlega określonym obowiązkom przechowywania. Trzeba uwzględnić odpowiednie przepisy i wewnętrzne procedury, zamiast opierać decyzję wyłącznie na dacie zaprojektowania pliku. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także odtwarzanie danych po awarii. Samo przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej nie znaczy, że można je odzyskać w każdej sytuacji. Dlatego zakres zabezpieczeń, częstotliwość tworzenia kopii i sposób sprawdzania ich poprawności powinny wynikać z kategorii dokumentacji oraz konsekwencji ewentualnej utraty dostępu do informacji.

Więcej informacji na stronie: rejestracja czasu pracy pracownika.