Wiele materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które trudno rozważyć bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Dotyczy to między innymi rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy różnego rodzaju zapisów ustnych. Samo nagranie umożliwia odtworzyć przebieg wydarzeń, natomiast przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.

Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W zależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi albo zostać delikatnie uporządkowany pod względem czytelności.

Podczas pracy z nagraniami na prawdę często pojawiają się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie właściwie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących równocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce istotne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można jednoznacznie rozpoznać (źródło informacji: stenogram cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na podstawie własnych przypuszczeń może prowadzić do przekształceń w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego typu stosuje się odpowiednie oznaczenia albo pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.

Szczególne oczekiwania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne zilustrowanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników oraz zachować ich kolejność. W tak zaistniałej okoliczności ważne mogą być nie tylko same słowa, ale też wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są trudne do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia uwagi na szczegóły, ponieważ nawet niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą mieć znaczenie przy późniejszej analizie materiału.

Stenogramy znajdują użycie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na podstawie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń albo innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia a także oczekiwań dotyczących szczegółowości. Inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a zupełnie inaczej materiał, w którym bardzo ważna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Finalny kształt takiego zapisu wynika głównie z kategorii nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.

Zobacz: transkrypcje nagrań.